Persoonsgegevens die de Stichting verzamelt en wat er mee wordt gedaan
Deze doeleinden zijn: het beheren van de vrijwilligers, reserveringen en tochten, vrienden- en de financiële administratie, het ontvangen van donaties, en gericht informeren over verschillende aandachtsgebieden en bijeenkomsten.
Vrijwilligers
De Stichting verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, eventuele (gewenste) functie en opleidingen binnen de Stichting voor:
- Het beheren van de vrijwilligersadministratie
- Planning van de opleiding van de vrijwilliger en de bemanning van tochten
- Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor bijeenkomsten, tochten, opleidingen en onderhoud van de botters
- Specifiek voor vrijwilligers verwerkt de Stichting naast bovenstaande persoonsgegevens ook door u behaalde en gewenste opleidingsniveau en –richting, uw deskundigheid, vaardigheden en hoe u zich voor de Stichting zou willen inzetten, met als doel uw wensen zo veel mogelijk te verwezenlijken door een goed opleidings- en activiteiten management.
Vrienden/sponsoren en giftgevers
De Stichting verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, financiële gegevens, geboortedatum voor:
- Het ontvangen van donaties en de daarbij behorende rechten en plichten
- Het beheren van de vrienden en sponsoradministratie
- Het beheren van de financiële administratie hiervoor
- Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor bijeenkomsten
Afnemers van onze producten als tochten, kostmanden etc.
De Stichting verwerkt uw (bedrijfs)naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, financiële gegevens, voor:
- De administratie van tochten, bestelde kostmanden, gebruik werf/materiaal e.d. en de daarbij behorende rechten en plichten
- Het beheren van de financiële administratie hiervoor
- Het gericht verzenden van informatie, vragen en planningen
Nieuwsbriefontvangers
De Stichting verwerkt uw naam en e-mailadres voor het verzenden van mailings waar u zich voor hebt aangemeld
Hoe de Stichting omgaat met beveiliging, vertrouwelijkheid en externe partijen
Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen de Stichting worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt door de werkorganisatie van de Stichting.
Binnen de Stichting bijgehouden persoonsgegevens worden beheerd door het boekingsburo, de financiële administratie, de vrijwilligers- en de vrienden/sponsorenadministratie.
- Alleen de medewerkers die belast zijn met de vrijwilligersadministratie kunnen de gegevens van onze vrijwilligers inzien en wijzigingen aanbrengen. Een beperkte export van gegevens naar de boekingsadministratie en bestuur behoort tot de mogelijkheden.
- Alleen de medewerkers die belast zijn met de financiële administratie kunnen de gegevens van onze zakelijke relaties inzien en wijzigingen aanbrengen.
- Alleen de medewerkers die belast zijn met de vrienden- en sponsor administratie kunnen de gegevens van onze vrienden en sponsoren inzien en wijzigingen aanbrengen.
Voor alle medewerkers is tweestapsauthenticatie verplicht.
Alle medewerkers zijn geïnformeerd over een zorgvuldige wijze van omgaan met persoonsgegevens.
Bij elk proces van verwerking van persoonsgegevens komt menselijk handelen te pas. De Stichting neemt géén besluiten op basis van automatisch verwerkte gegevens door profilering of enige andere manier van geautomatiseerde besluitvorming.
Uitwisseling van persoonsgegevens met externe partijen
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de activiteiten van de Stichting en worden dus niet gedeeld met externe organisaties, tenzij de betrokken relaties daar zelf expliciet toestemming voor geven of tenzij er een gerechtvaardigd doel wordt gediend met het inschakelen van externe dienstaanbieders. Persoonsgegevens worden gedeeld met dergelijke externe dienstaanbieders voor het faciliteren van de vrijwilligers-, boekings- en financiële administratie, het verzenden van post en digitale mailings, beheer van (mail-)servers, hosting van de website e.d.
Wanneer de Stichting persoonsgegevens laat verwerken door externe dienstaanbieders (volgens de AVG een Verwerker), hebben de Stichting en de verwerker duidelijke afspraken gemaakt over het verwerken en de beveiliging van de persoonsgegevens (vastgelegd in een verwerkersovereenkomst).
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Stichting Huizer Botters neemt de bescherming van Uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
- Onze server, hardware, website, boekingsprogramma’s en gegevens betreffende onze vrijwilligers zijn beveiligd met de meest recente firewall en anti-virus software
- De internetverbinding waarover u persoonsgegevens verstuurt is beveiligd met SSL. Het gebruik van oude versies en verouderde instellingen kan ervoor zorgen dat een SSL of TLS-verbinding toch onveilig is. Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) heeft een richtlijn gepubliceerd om SSL / TLS goed en dus veilig te gebruiken.
Wat zijn uw rechten ?
Recht van inzage, recht van correctie of recht van verwijdering
U kunt op elk moment een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen, of u kunt zich verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen per e-mail aan helpdesk@huizerbotters.nl of info@huizerbotters.nl
Houd er rekening mee dat de Stichting in sommige gevallen om aanvullende informatie kan vragen om uw identiteit vast te stellen. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u voorbeeldbrieven voor verzoeken. Houd er tevens rekening mee dat de Stichting in verband met wettelijke verplichting niet alle persoonsgegevens van vrijwilligers, vrienden, sponsoren, giftgevers en debiteuren/crediteuren mag verwijderen.
Recht om toestemming in te trekken
U heeft het recht om toestemming in te trekken (Recht van verzet) waarmee u bezwaar kunt maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens als het gaat om commerciële doeleinden of bij bijzondere persoonlijke omstandigheden. Wanneer u aangeeft niet langer (via een bepaald medium) te willen worden benaderd, zal de Stichting u daarvoor afmelden en uw persoonsgegevens niet langer gebruiken voor dat doel.
Houd er rekening mee dat de Stichting in sommige gevallen om aanvullende informatie kan vragen om uw identiteit vast te stellen. Houd er tevens rekening mee dat de Stichting in verband met wettelijke verplichting niet alle persoonsgegevens van vrijwilligers, vrienden, sponsoren, giftgevers en debiteuren/crediteuren mag verwijderen.
Hoe lang bewaart de Stichting uw persoonsgegevens
De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo moeten bepaalde persoonsgegevens (zoals naam en adres van leden, vrienden, donateurs en andere giftgevers) die voor wettelijke doeleinden worden verwerkt verplicht tien jaar worden bewaard. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd.